Política de Tratamiento
de Datos Personales
En Quality Sign protegemos la información personal de nuestros usuarios, clientes, proveedores, colaboradores y demás titulares, aplicando principios de seguridad, confidencialidad y transparencia.
Quality Sign reconoce la importancia de proteger los datos personales y adopta las medidas necesarias para garantizar su tratamiento responsable, seguro y conforme a la legislación colombiana aplicable.
1. Responsable del tratamiento
Para efectos de la presente Política, el responsable del tratamiento de los datos personales es QUALITY SIGN [RAZÓN SOCIAL COMPLETA], sociedad constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia.
NIT: [NÚMERO DE NIT]
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
Correo electrónico: comercial@quality-sign.co
2. Alcance de la política
Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Quality Sign a través de sus sitios web, plataformas tecnológicas, formularios, servicios de firma electrónica y demás canales físicos o digitales mediante los cuales se recopile o procese información personal.
La presente política está dirigida a clientes, usuarios, firmantes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y demás titulares cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de Quality Sign.
3. Principios aplicables
Quality Sign realizará el tratamiento de datos personales bajo los principios establecidos en la normativa colombiana aplicable, incluyendo:
4. Datos personales que pueden ser tratados
Dependiendo de la relación con Quality Sign y del servicio utilizado, podrán ser tratados datos como:
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de documento de identificación.
- Información de contacto.
- Correo electrónico.
- Número telefónico o celular.
- Información empresarial o laboral.
- Información relacionada con procesos de firma electrónica.
- Datos técnicos asociados a la operación y trazabilidad.
- Información necesaria para la prestación de los servicios contratados.
Cuando resulte necesario tratar datos sensibles o información especialmente protegida por la legislación aplicable, Quality Sign adoptará las medidas y procedimientos correspondientes.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según corresponda a cada relación:
- Prestar y administrar los servicios contratados.
- Gestionar procesos de firma electrónica y documental.
- Verificar la identidad de los usuarios y firmantes cuando sea necesario.
- Generar, conservar y consultar evidencias asociadas a procesos de firma.
- Atender solicitudes, peticiones, consultas, quejas y reclamos.
- Realizar actividades de soporte técnico y servicio al cliente.
- Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
- Enviar información relacionada con los servicios solicitados.
- Realizar actividades de facturación y gestión administrativa.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales.
- Prevenir fraudes, abusos y usos no autorizados de las plataformas.
- Realizar análisis internos para mejorar la calidad y seguridad de los servicios.
- Enviar comunicaciones comerciales cuando exista autorización para ello.
Quality Sign desarrolla soluciones orientadas a la firma electrónica, trazabilidad e integridad documental, por lo que determinados datos técnicos pueden ser necesarios para generar evidencia del proceso y garantizar la seguridad de las operaciones.
6. Derechos de los titulares
De conformidad con la legislación colombiana aplicable, los titulares de los datos personales podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer los datos personales que han sido objeto de tratamiento.
- Solicitar la actualización o rectificación de información.
- Solicitar la prueba de la autorización cuando corresponda.
- Solicitar información sobre el uso y tratamiento de sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con sus datos personales.
- Solicitar la supresión de los datos cuando resulte procedente.
- Revocar la autorización en los casos en que legalmente sea posible.
7. Autorización para el tratamiento
Quality Sign solicitará la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales cuando esta sea requerida por la legislación aplicable.
La autorización podrá ser obtenida mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro medio que permita demostrar de manera razonable la voluntad del titular.
8. Seguridad de la información
Quality Sign adopta medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizacionales destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso, uso o divulgación no autorizada.
Estas medidas podrán incluir controles de acceso, mecanismos de autenticación, cifrado, monitoreo, gestión de permisos, copias de seguridad, controles de infraestructura y procedimientos internos de seguridad de la información.
El acceso a la información se limita al personal, proveedores o terceros que requieran conocerla para el cumplimiento de sus funciones o de las finalidades autorizadas.
9. Encargados y terceros
Para el desarrollo de sus actividades, Quality Sign podrá apoyarse en proveedores tecnológicos, operadores, contratistas y otros terceros que actúen como encargados del tratamiento de datos personales.
Cuando corresponda, estos terceros estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento de la información de conformidad con la legislación aplicable y los acuerdos celebrados con Quality Sign.
10. Conservación de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales o contractuales, resolver controversias y garantizar la conservación de evidencias cuando corresponda.
Una vez cumplidas las finalidades y obligaciones aplicables, Quality Sign podrá proceder con la eliminación, anonimización o conservación de la información cuando exista una obligación legal o una razón legítima para ello.
11. Consultas, solicitudes y reclamos
Los titulares o quienes acrediten su representación podrán presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales a través de los canales habilitados por Quality Sign.
Las solicitudes deberán contener, como mínimo, la identificación del titular, una descripción clara de la solicitud y los datos de contacto para recibir respuesta.
¿Necesitas ejercer tus derechos?
Puedes comunicarte con Quality Sign utilizando nuestros canales oficiales de atención.
12. Vigencia y modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación y permanecerá vigente mientras Quality Sign realice actividades que involucren el tratamiento de datos personales.
Quality Sign podrá modificar o actualizar esta política cuando sea necesario para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o internos. La versión vigente será publicada a través de los canales oficiales de la compañía.