Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma Quality Sign

1. Introducción

Bienvenido a QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S., una plataforma especializada en la prestación de servicios de firma digital certificada, firma masiva empresarial y firma electrónica estándar. Estos términos y condiciones regulan el acceso y uso de nuestros servicios. Al registrarse, acceder, o utilizar cualquier parte de la plataforma, acepta expresamente estos términos y condiciones, así como nuestra política de privacidad y las normativas locales e internacionales aplicables.

2. Descripción de la Plataforma

QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. proporciona una solución tecnológica que permite realizar firmas electrónicas y digitales de manera eficiente, segura y conforme a la normativa vigente en Colombia y a nivel internacional. Las funcionalidades de la plataforma están diseñadas para cubrir las necesidades de pequeñas, medianas y grandes empresas, incluyendo la firma masiva, la auditoría y el control de documentos, geolocalización, reportes avanzados, integración con sistemas empresariales mediante API, y gestión de plantillas para la firma recurrente de documentos.

3. Definiciones Clave

Para efectos de estos términos y condiciones, se adoptan las siguientes definiciones:

• Firma Electrónica: Según lo definido por la Ley 527 de 1999 en Colombia, cualquier conjunto de datos electrónicos que permiten identificar al firmante.
• Firma Digital: Una forma avanzada de firma electrónica que utiliza un certificado digital emitido por una autoridad certificadora acreditada, cumpliendo con los requisitos del Decreto 2364 de 2012.
• Usuario: Cualquier persona, física o jurídica, que acceda y utilice la plataforma Quality Sign.
• Clientes: Personas jurídicas que adquieren los servicios de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. para implementar el proceso de firma digital en sus operaciones comerciales.
• Documentos Electrónicos: Cualquier archivo digital que se firma o gestiona a través de la plataforma.
• MFA (Autenticación Multifactor): Sistema de seguridad que requiere múltiples métodos de autenticación independientes para verificar la identidad del usuario.

4. Funcionalidades y Módulos

4.1 Funcionalidades Principales

La plataforma QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. ofrece una serie de funcionalidades avanzadas, diseñadas para optimizar los procesos de firma y garantizar la seguridad e integridad de los documentos electrónicos:

1. Firma Masiva: Herramienta que permite enviar múltiples documentos a diferentes destinatarios para su firma simultánea, optimizando los tiempos de ejecución y facilitando la gestión masiva de documentos.
2. Registro de Identidad y Autenticación: Uso de autenticación multifactor (MFA) para garantizar la verificación de la identidad de los usuarios y firmantes, con opciones de validación doble, que pueden incluir captura fotográfica y validación de correo o teléfono.
3. Auditoría y Reportes: Mecanismo robusto que permite rastrear y auditar cada evento relacionado con la firma de documentos, generando reportes detallados que incluyen geolocalización, hora de firma, y estado del proceso de firma.
4. Geolocalización: Funcionalidad opcional que permite registrar la ubicación geográfica desde la cual se firma un documento, lo cual puede ser clave en procesos que requieran un nivel adicional de validación y seguridad.
5. Captura de Tiempo: La plataforma registra de manera automática el momento exacto en el que cada documento es firmado, permitiendo un control preciso y legal sobre la secuencia de firma.
6. Gestor de Plantillas: Opción que permite a los usuarios empresariales crear y administrar plantillas de documentos para ser utilizados de forma repetida en procesos masivos o recurrentes.
7. Rúbrica Electrónica: Los usuarios pueden incluir una firma gráfica o rúbrica electrónica junto con los datos de la firma digital, personalizando aún más sus documentos.

4.2 Módulos Operacionales

La plataforma QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. está estructurada en varios módulos clave, cada uno optimizado para facilitar la gestión de procesos y usuarios dentro de la plataforma:

1. Generar Solicitudes: Permite a los usuarios cargar documentos y enviar solicitudes de firma a destinatarios seleccionados, ya sea de forma individual o masiva.
2. Historial de Solicitudes: Este módulo facilita la visualización y seguimiento de todas las solicitudes enviadas, con filtros para revisar el estado (firmado, pendiente, rechazado) de cada documento.
3. Dashboard: Ofrece una visión general del estado de las solicitudes enviadas, incluyendo filtros por rango de fechas y estados de firma, permitiendo una rápida toma de decisiones sobre los procesos en curso.
4. Reportes y Auditoría: Los usuarios pueden generar reportes personalizados con el historial de las solicitudes, estado de firma, y otros datos, exportándolos en formato Excel para análisis externo.
5. Configuración de Firma: Los clientes pueden personalizar la firma que se mostrará en los documentos, configurando las opciones según las necesidades de la empresa, incluyendo la posibilidad de utilizar firmas certificadas o no certificadas.
6. Administración: Los administradores tienen acceso a funciones avanzadas como la creación de usuarios, sucursales, y roles dentro de la plataforma, asegurando un control adecuado sobre la distribución de responsabilidades.
7. Estadísticas y Métricas: El módulo de estadísticas permite a los usuarios empresariales revisar el uso de la plataforma, con métricas sobre el almacenamiento disponible, el uso de firmas, y el estado de los paquetes adquiridos.
8. Soporte y Servicio al Cliente: Los usuarios pueden levantar solicitudes de soporte técnico a través de la plataforma o por teléfono. Todas las solicitudes de soporte son gestionadas mediante un sistema de tickets, lo que asegura la trazabilidad y resolución eficiente de incidentes.

5. Responsabilidad de los Usuarios

5.1 Protección de Credenciales y Seguridad de la Cuenta

El usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales de acceso (nombre de usuario y contraseña) y del correcto uso de las mismas. QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. no se hace responsable por el uso indebido o no autorizado de las cuentas de los usuarios, excepto en los casos en que tal uso no autorizado sea directamente atribuible a una falla técnica demostrada de la plataforma.

Se recomienda que el usuario utilice contraseñas seguras y active la Autenticación Multifactor (MFA) para aumentar la seguridad de su cuenta.

5.2 Veracidad y Exactitud de la Información

El usuario se compromete a proporcionar información veraz y actualizada durante el proceso de registro y en cualquier momento en que utilice los servicios de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. La plataforma no será responsable de los perjuicios derivados de la inexactitud o falsedad de la información proporcionada.

6. Responsabilidad de los Clientes

6.1 Cumplimiento Normativo

Los clientes corporativos (personas jurídicas) son responsables de cumplir con las normativas locales e internacionales aplicables a su operación, incluyendo la normatividad colombiana que regula las firmas electrónicas y digitales. La Ley 527 de 1999 establece las bases legales del comercio electrónico en Colombia, incluyendo la validez jurídica de las firmas digitales y electrónicas.

El cliente también es responsable de garantizar que sus operaciones cumplan con las regulaciones sobre protección de datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus decretos reglamentarios, en especial en lo que respecta al tratamiento de datos de los firmantes y usuarios finales.

6.2 Supervisión del Uso de la Plataforma

El cliente será responsable de asegurar que sus empleados y usuarios autorizados utilicen la plataforma conforme a los roles asignados y que no infrinjan las leyes locales o internacionales aplicables. Los roles de acceso (Administrador Empresa, Gestor, Firmante) deben ser asignados de forma responsable y controlados mediante las políticas de acceso interno del cliente.

7. Validez Legal de las Firmas Digitales y Electrónicas

Las firmas digitales realizadas a través de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. cumplen con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 en Colombia, que establecen la validez y eficacia jurídica de las firmas electrónicas y digitales. Al utilizar la plataforma, los usuarios y clientes reconocen y aceptan la validez legal de las firmas digitales generadas, que pueden ser utilizadas como prueba en procesos judiciales o extrajudiciales en los que se requiera demostrar la autenticidad de los documentos.

8. Normativa Aplicable

Además de las disposiciones específicas mencionadas en estos términos, QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. opera bajo el marco legal colombiano, que incluye, pero no se limita a:

1. Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico y la validez jurídica de las firmas electrónicas y digitales.
2. Decreto 2364 de 2012 que reglamenta el uso de la firma digital en Colombia.
3. Ley 1581 de 2012 sobre la protección de datos personales.
4. Decreto 1377 de 2013, que regula el tratamiento de datos personales.
5. Ley 1266 de 2008, relacionada con el habeas data.

9. Limitación de Responsabilidad

9.1 Disponibilidad del Servicio

QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. realiza esfuerzos razonables para garantizar la disponibilidad y el buen funcionamiento de la plataforma. Sin embargo, no se garantiza un acceso ininterrumpido, ya que la plataforma puede estar sujeta a actualizaciones, mantenimiento programado o no programado, mejoras, fallos técnicos o circunstancias imprevistas, como desastres naturales, ataques cibernéticos, fallos en la infraestructura de los proveedores de servicios de internet o actos de autoridades regulatorias. QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. no será responsable por la interrupción o suspensión temporal del servicio, y recomienda a los usuarios tomar medidas de respaldo cuando sea necesario.

9.2 Exactitud y Veracidad de los Documentos

Aunque QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. proporciona las herramientas tecnológicas necesarias para garantizar la autenticidad de los documentos firmados, no se hace responsable del contenido, exactitud, legalidad o veracidad de los documentos que sean cargados y firmados a través de la plataforma. La plataforma es meramente un facilitador para la firma de documentos y no asume responsabilidad alguna por el resultado final del uso de dichos documentos en transacciones legales, comerciales o administrativas.

9.3 Exoneración de Responsabilidad en Casos Específicos

• Errores de Usuario: QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. no será responsable por errores cometidos por los usuarios o clientes durante el uso de la plataforma, como la inclusión de información incorrecta, el envío de documentos a destinatarios incorrectos, o la aceptación indebida de solicitudes de firma. Cualquier responsabilidad derivada de estos errores recae exclusivamente sobre los usuarios o clientes involucrados.
• Daños Indirectos o Consecuenciales: QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. no será responsable por pérdidas de ingresos, daños emergentes o lucro cesante derivados del uso de la plataforma, incluso si dichos daños fueran previsibles.
• Fuerza Mayor: QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. quedará exonerada de cualquier responsabilidad en caso de que la prestación del servicio sea interrumpida o afectada como resultado de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, como terremotos, incendios, pandemias, fallos eléctricos o cualquier evento que escape al control razonable de la empresa.

9.4 Límites de Responsabilidad

En ningún caso, la responsabilidad acumulada de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S., en relación con cualquier demanda, reclamo o litigio relacionado con el uso de la plataforma, superará el monto total pagado por el cliente durante los últimos doce (12) meses por el uso del servicio. Cualquier reclamación deberá ser presentada por el cliente dentro de un periodo de seis (6) meses desde que se produjo el hecho generador de la responsabilidad.

10 .Propiedad Intelectual

10.1 Derechos de Propiedad Intelectual de la Plataforma

Todos los derechos de propiedad intelectual, incluidos derechos de autor, marcas comerciales, secretos comerciales, patentes, bases de datos, know-how, diseños, y cualquier otro derecho relacionado con la plataforma QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S., su contenido, código fuente, y su interfaz gráfica, son de titularidad exclusiva de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. o de sus licenciantes. Está prohibida la copia, distribución, modificación, o reproducción del contenido de la plataforma sin el consentimiento expreso por escrito de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S.

10.2 Uso de Marcas y Logotipos

Los nombres, logotipos y cualquier otra marca relacionada con QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. son marcas registradas y protegidas por las leyes de propiedad intelectual vigentes. Los usuarios y clientes no podrán utilizar dichas marcas sin autorización previa y por escrito de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S., salvo para referirse legítimamente a los servicios prestados por la plataforma.

10.3 Licencias Limitadas

Al aceptar estos términos, QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. otorga a los usuarios una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar la plataforma únicamente para los fines descritos en estos términos y condiciones. Esta licencia no otorga a los usuarios ningún derecho sobre el código fuente, diseño, o cualquier otro aspecto de la plataforma fuera de los usos expresamente permitidos.

10.4 Violación de Propiedad Intelectual

Cualquier uso no autorizado de los derechos de propiedad intelectual de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. constituirá una violación de estos términos y condiciones y podría resultar en la suspensión inmediata de la cuenta del usuario y en posibles acciones legales para la protección de los derechos de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S.

11. Privacidad y Protección de Datos Personales

11.1 Recopilación de Datos

Con el fin de ofrecer los servicios de firma digital y electrónica, QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. puede recopilar ciertos datos personales de los usuarios, tales como nombre, dirección de correo electrónico, número de identificación, dirección IP, ubicación geográfica, e información relacionada con los documentos que los usuarios firman. Esta recopilación de datos se realiza conforme a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que regula la protección de datos personales en Colombia.

11.2 Tratamiento de Datos

Los datos recopilados serán tratados únicamente con la finalidad de prestar los servicios ofrecidos por QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S., incluyendo la validación de identidades, el registro de auditorías de firmas, y el cumplimiento de requisitos legales y contractuales. QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. garantiza que el tratamiento de los datos se hará bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad.

11.3 Consentimiento del Usuario

Al utilizar la plataforma, los usuarios dan su consentimiento expreso para que QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. recopile y procese sus datos personales de acuerdo con estos términos y la política de privacidad. Los usuarios tienen derecho a solicitar la actualización, corrección o eliminación de sus datos personales en cualquier momento, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

11.4 Almacenamiento y Protección de los Datos

QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. toma medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Los datos personales pueden ser almacenados en servidores ubicados dentro o fuera de Colombia, siempre cumpliendo con los requisitos legales aplicables para la transferencia internacional de datos personales.

11.5 Derechos de los Titulares de los Datos

De conformidad con la normativa colombiana, los titulares de los datos tienen derecho a:

1. Acceder a sus datos personales en posesión de QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S.
2. Solicitar la corrección o actualización de sus datos.
3. Revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que no afecte la prestación de los servicios contratados.
4. Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no sean necesarios para los fines establecidos.

12. Suspensión y Terminación del Servicio

12.1 Suspensión del Servicio

QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de suspender temporalmente el acceso a la plataforma, total o parcialmente, cuando considere que la seguridad del sistema se vea comprometida, o cuando sea necesario realizar mantenimiento, mejoras o actualizaciones. Los usuarios serán notificados con anticipación sobre cualquier suspensión programada, excepto en casos de emergencia.

12.2 Terminación por Incumplimiento

QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. podrá terminar unilateralmente el acceso de un usuario o cliente a la plataforma si se detecta que estos han incumplido alguno de los términos y condiciones aquí establecidos, han realizado un uso indebido de los servicios, o han violado leyes aplicables. En caso de terminación por incumplimiento, el usuario o cliente no tendrá derecho a ningún reembolso de los montos pagados por los servicios.

12.3 Terminación Voluntaria

Los usuarios y clientes pueden solicitar la terminación de su cuenta en cualquier momento mediante una notificación escrita a QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S.. Tras la terminación, el acceso a la cuenta y a cualquier contenido relacionado será eliminado, sujeto a la conservación de información necesaria conforme a requisitos legales o contractuales.

13. Modificaciones de los Términos y Condiciones

13.1 Actualizaciones y Cambios

QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar estos términos y condiciones en cualquier momento. Cualquier modificación será publicada en la plataforma, y los usuarios serán notificados por correo electrónico o a través de la propia plataforma. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de la fecha de publicación. Si el usuario no está de acuerdo con las modificaciones, podrá optar por cancelar su cuenta. El uso continuado de la plataforma después de la fecha de entrada en vigor de las modificaciones constituirá la aceptación de los términos modificados.

14 Jurisdicción y Ley Aplicable

14.1 Legislación Aplicable

Estos términos y condiciones se rigen por la legislación colombiana, en particular por las disposiciones de la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, y el Decreto 2364 de 2012 sobre la firma digital en Colombia. En caso de que alguna disposición de estos términos sea declarada nula o inaplicable por un tribunal competente, las demás disposiciones seguirán en pleno vigor y efecto.

14.2 Resolución de Conflictos

Cualquier controversia que surja en relación con el uso de la plataforma será resuelta en primera instancia mediante negociación directa entre las partes. Si no se llega a un acuerdo, las partes podrán someterse a los tribunales de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, o, si las partes lo acuerdan, a un proceso de arbitraje conforme a las normas de la Cámara de Comercio de Bogotá.

15. Disposiciones Generales

15.1 Acuerdo Completo

Estos términos y condiciones, junto con la política de privacidad y cualquier otro documento adjunto, constituyen el acuerdo completo entre las partes en relación con el uso de la plataforma QUALITY SIGN COLOMBIA S.A.S.. Cualquier acuerdo verbal o escrito previo que sea inconsistente con lo aquí dispuesto queda reemplazado por este documento.

15.2 Contacto:

Para cualquier consulta sobre estos términos o cuestiones relacionadas con el uso de la plataforma, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte a través del correo electrónico soporte@quality-sign.co o por teléfono al 321 429 7240.